2018年自考知识点：秘书实务2

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简述秘书下班之前“突击未了事宜”的范围。

秘书下班之前“突出未了事宜”的范围。大致有以下几个方面：①某些重要而复杂的事项，难以在当日办结，但又必须在当日办结。②某些事项虽然简单易行，也无关大局，便属不动声色领导者的临时交办，又务必在下班之前办结。③某些出人预料的突发性事件，一旦发生在下班之前，必须迅速处理。④上级组织突然下达的批示。或合作单位突然提出的要求，而且又必须立即贯彻或答复，等等。

简述秘书记录当日大事的注意事项高。

秘书记录当日大事应注意以下几个方面：①及时，当日事当日记录，不拖延，不积压。②客观。内容与事实要相符，不可靠想像。推测去做记录。③全面。记录当日大事，要反映工作全貌。④记录大事要简明扼要，使人一目了然。

秘书整理文件资料的内容有哪些方面?

秘书整理文件资料的内容有以下几个方面：

①秘书在浏览文件资料的基础上，要对其初步加以分类、排序和存放，凡需要领导者及有关部门当天阅知或批示的文件，秘书要及时发送。②凡暂缓办理的文件及内部交换资料，秘书要如数收藏在保密柜里，并注意上锁，以防泄密。③凡当天收到的报纸，杂志，秘书要逐一归类和摆放，使其各就各痊位。

何为方字工作?

`文字工作，可以作为广义与狭义的理解。广义的文字工作是泛指一切以制作书面语言为生的职业技能活动。如新闻记者，报刊编辑工作，图书编辑的工作等。狭义上的文字工作，是特指秘书用书面语言代行政领导或领导机关记载及表达某种思想的专门业务活动，如为机关起草的各种文书，代领导起草各种讲稿，记录各种公务活动，审核各种文稿等。

简述文字记录的一般过程。

文字记录的一般过程：①备好笔和纸，随时准备记录，记录时，应使用国家档案部门推荐的笔和专门设计的记录的用纸及统一制发的保密记录本。

②用心倾听和判断，快速做出记录，秘书应领会到发话者说话的内容及言外之意，并学会多种记录方法，特别是快速记录法。③及时补充和修改，认真整理记录，秘书整理记录时应注意：要忠实于发话者说话的愿意，尽量保持有的有的原话，原貌，不可随意增删，更不可推测和想像;要体现发话人的语言特点;在不背离原意的前提下，记录人可以从语法，修辞等方面进行技术性的加工或润色，使整理后的记录稿从字顺、层次清晰，具有一定的可读性。

简述文字工作的特点。

特点：①写作活动的受动性，秘书的写作活动，一般受制于领导者或领导机关，而非秘书的自主行为。②思维形式的抽象性。秘书在撰拟文书时，主要是运用抽象思维，即通过概念、判断、推理等逻辑形式，对事物进行分析，综合、归纳和论证，并以规范的书面语言加以表达。③表达方式的综合性，秘书的写作主要是撰拟文书，其表达方式是以说明为主，兼有记叙和议论，至于抒情和描写的表达方式，则不为文书写作所采用。④成文过程的程序性。秘书的写作活动，有着严格的先后次序，其中间环节既不可疏漏，又不可跳越，必须环环相扣。

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